Memilihperalatan kantor dalam kegiatan administrasi dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi di berbagai organisasi . Membuat denah atau sketsa tata letak fasilitas dan lingkungan kantor berdasarkan hasil pengamatan 3.9 Menerapkan tata ruang kerja/ kantor (office layout) 4.9. Melakukan penataan tata ruang kerja kantor PrinsipPrinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kegiatanadministrasi pada umumnya sama di tiap perusahaan, tetapi karena bidang usaha yang dilaksanakan pada perusahaan berbeda beda maka secara khusus hal yang dilaksanakan oleh seorang tenaga administrasi / sekretaris juga berbeda. menggunakan peralatan kantor dan penanganan administrasi meliputi kegiatan berkomunikasi di surat kantor Fast Money. Disusun olehdavid A. Pengertian Peralatan Kantor Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian secara definisi peralatan kantor adalah suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan .Menurut The Liang Gie bahwa peralatan kantor adalah benda benda yang dipakai habis dalam pekerjaan sehari hari oleh pegawai tata usaha. Berdasarkan uraian diatas , dapat dikatakan bahwa peralatan kantor memiliki kegunaan sbb aktifitas pekerjaan kantor dan mempermudah pelaksanaan aktifitas kantor aset dan perlengkapan kantor Jenis Peralatan Kantor Peralatan kantor dibedakan berdasarkan bentuknya 1.Peralatan kantor berbentuk lembaran Contohnya kertas HVS,kertas folio bergaris,kertas karbon,dan stensil,formulir,berkop,buffalo,dll. 2.Peralatan Kantor berbentuk Non lembaran .Contohnya ●alat tulis seperti bulpoin,pensil,spidol,penggaris,dll ●pembuka surat gunting,pisau,cutter,dll ●Stempel stempel perusahaan dll ●Perlengkapan meja kalender,tempat pensil ,baki surat dll 3.Peralatan kantor berbentuk buku Contohnya buku catatan kecil,buku pedoman organisasi,Buku alamat relasi,kamus dll . b. Berdasarkan Penggunanya 1.Barang Habis Pakai 2.Barang Tidak habis pakai Kantor ,mesin yang digunakan untuk mendukung pekerjaan kantor misalnya mesin pencetak,mesin ketik , dan mesin hitung . Kantor , yang terdiri atas furniture kantor dan hiasan kantor C. Untuk Memilih Peralatan Kantor Secara Cepat Terdapat beberapa Hal Yang Harus Diperhatikan Yaitu Sbb tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan peralatan hendak dibeli dari segi efektivitas kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai penenmpatan peralatan yang fleksibel . ♡TERIMA KASIH♡ Untuk memaksimalkan kinerja, kantor -kantor baik pemerintah maupun swasta seringkali mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor. Dengan berbagai peralatan dan mesin kantor ini, maka aktivitas dan produktivitas kerja pun bisa lebih meningkat. Degnan demikian, hasil yang didapatkan juga akan lebih optimal. Manusia memang senantiasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitasnya, manusia perlu untuk bertindak semakin cepat dan juga efisien di segala bidang. Untuk itu, manusia perlu kelengkapan sarana yang tepat. Dalam upaya memilih peralatan dan mesin mesin kantor ini diperlukan pula pengetahuan dan juga kemampuan yang tepat. Kita perlu untuk mengetahui hal-hal yang penting dalam memilih sarana perkantoran. Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor, yakni Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan Mutu dari mesin harus benar -benar baik Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan Pemelihataa mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12 faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama. Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni 1. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif. 2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor. 3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik. Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang produktif lainnya. 4. Fleksibilitas Penggunaannya Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor. Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor. 5. Harga dan Penanaman Modal Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan. Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok. 6. Kemampuan Kesatuan Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien. 7. Nilai Keindahan Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis. Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -pegawainya. Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien. 8. Preferensi Pegawai Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan. 9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada. 10. Ramalam Mengenai Beban Pekerjaan Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang akan datang. Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan. 11. Kualitas Pekerjaan Tata Usaha Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar. Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin, ketimbang sekedar ditulis tangan. 12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan kegiatan manajemen. Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin tidak efisien. Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni Harus dapat menghemat ruang lantai Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa dibersihkan. Hal ini terkait denan masalah kesehatan. Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar daripada perabot yang terbuat dari logam. SUMBER MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR STANDAR KOMPETENSI Memilih Peralatan Kantor Mengoperasikan Peralatan Kantor Memelihara Peralatan Kantor INDIKATOR Memilih peralatan kantor Pemilihan peralatan atau sumber daya untuk melaksanakan tugas diidentifikasikan dengan benar Jumlah yang diperlukan dipertimbangkan secara menyeluruh Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan Mengoperasikan peralatan kantor Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan Kerusakan diidentifikasi secara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai dengan instruksi penggunaan Memellihara peralatan kantor Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai dengan instruksi penggunaan Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari publik Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instuksi penggunaan MATERI 1 MEMILIH PERALATAN KANTOR PERBEKALAN TATA USAHA Pengertian Tata Usaha Tata usaha kantor adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Menurut The Liang Gie dalam Buku Administrtasi Perkantoran Modern tugas tata usaha adalah sebagai berikut Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan Perbekalan Tata Usaha Pengertian perbekalan Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Macam-macam Perbekalan 1 Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil 2 Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan 3 Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dan sebagainya Fungsi-fungsi Perbekalan Fungsi Pengadaan Fungsi Inventarisasi Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan Fungsi Pengiriman/pemindahan Fungsi Penyimpanan Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan barang Fungsi Pengendalian PERALATAN KANTOR YANG DIGUNAKAN DALAM BEKERJA MEJA KANTOR Menurut The Liang Gie, pada buku Administrasi Perkantoran Modern cetakan ketiga halaman 267, meja kantor yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakainya Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan Kursi Kantor Meja kantor yang telah diuraikan di atas tidak mungkin digunakan tanpa adanya kursi kantor. Kedua peralatan tersebut merupakan perabot kantor yang tak dapat dipisahkan antara satu dengan lainnya. Kursi peralatan harus memperhatikan kesehatan dan kenyamanan bagi pegawai kantor yang menggunakannya sehingga pekerjaan yang dihadapinya dapat berjalan efektif dan efisien. RAK KANTOR Untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan serat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang dipergunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempatn penyimpanan surat berbentuk kotak box file dan lemari arsip filing cabinet . MESIN PENGHANCUR KERTAS Dewasa ini mesin pemotong kertas menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat, bersih dan sangat efisien untuk pemusnahan dokumen–dokumen yang tidak terpakai. Pemusnahan dokumen dalam jumlah masal dengan cara dibakar atau dihancurkan masih beresiko, seperti dokumen masih bisa dibaca. TATA RUANG YANG IDEAL Tara ruang kantor yang ideal merupakan faktor penting yang menentukan kelancaran kegiatan tata usaha. Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang teapt serta pengaturan tempat kerja yang dapat menimbulkan kepuasan kerja para pegawai. Tata ruang yang baik akan menimbulkan keuntungan sebagai berikut Menjamin kelancaran proses pekerjaan Mencegah penghamburan tenaga/karyawan Memungkinkan pemakaian runag kerja yang efisien Mencegah pekerja lain agar tidak terganggu MATERI 2 MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR A. PENGERTIAN KANTOR DAN PERALATAN KANTOR Kantor adalah suatu gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Sedangkan peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR 1. Alat komunikasi a. Airphone Menyiapkan catatan untuk hal-hal penting Angkat gagang aiphone menggunakan tangan kiri Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju Gunakan bahasa yang sopan Suara harus jelas dan mudah dimengerti Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula Telephone Telephone banyak digunakan oleh masyarakat baik perkantoran maupun masyarakat umum mempunyai berbagai jenis yaitu telephone dengan penghubung kabel. c. Telephone genggam Merupakan alat komunikasi yang diterima secara langsung dari pihak satu dengan pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. cara pengoperasiannya dapat dilihat pada user manual d. Mesin Faximile Adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam kurun waktu yang singkat. 2. Mesin Pengganda a. Mesin Stensil Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll Tinta diberi air secukupnya Kertas dimasukkan ke dalam kaser Putar hendle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil Tentukan jumlah yang dikehendaki Mesin Fotocopy Diantara sekian sebab yang mempengaruhi hasil dari fotocopynya adalah toner. Jangan sekali-kali menggunakan toner murahan dan mutunya rendah, apalagi menggunakan toner bekas/oplosan. Gunakan toner yang bubuknya halus, agar jarum tidak cepat tipis. Mesin Risograph Cek tinta yang terdapat pada mesin riso Sambungkan mesin dengan catu daya listrik Masukkan naskah ke master Posisikan lampu pada posisi M Tekan tombol master Lihat hasilnya Mesin Pencacat data Tape Recorder Suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam sebagai media Dictaphone Transcriber Suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Apabila alat ini digunakan maka pihak penerima informasi langsung dapat mendengar pembicaraan lawannya sesuai dengan bahasa yang di inginkan, walaupun disampaikan dalam bahasa berlainan. 4. Alat Bantu Presentasi a. OHP Adalah alat bantu yang mempergunakan lembaran presentasi berupa plastik yang telah diberikan materi tulisan ringkas presentasi dan gambar-gambarnya. b. LCD Projector Letakkan LCD Projector pada tempatnya Buka tutup lensa Atur fokus LCD Projector pada layar Tekan tombol power pada remote control Nyalakan komputer atau VCD Jika sudah selesai, matikan LCD Projector Microphone PENGGOLONGAN MESIN KETIK Mesin ketik manual Mesin ketik elektrik Mesin ketik elektronik MENGETIK DENGAN 10 JARI BUTA Biasanya disebut ten fingers touch system jari diletakkan pada posisi yang benar Pandangan mata tidak menentu Melakukan hentakan sesuai dengan tugas dan daerah yang ditetapkan batasnya Sumber

menerapkan dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi